7 స్టెప్స్లో గృహ ఫైలింగ్ సిస్టంను ఎలా నిర్వహించాలి

07 లో 01

నిరంతరం మీ కోసం పనిచేసే ఒక పేపర్ ఫైలింగ్ + నిల్వ వ్యవస్థను ఎలా సెటప్ చేయాలి

పోరాటం నిజం: మేనేజింగ్ పేపర్లు మరియు కాగితం అయోమయం గుంటలు.ఇది మీరు నిజంగా ఉపయోగించడానికి ఒక సులభమైన, doable హోమ్ దాఖలు వ్యవస్థ ఏర్పాటు కీలకమైన ఎందుకు ఇది. నేడు, మేము కలిసి ఏమి చేయబోతున్నామో అన్నది.

గోల్

మీ జీవితాంతం మిగిలిన వాస్తవానికి మీరు ఉపయోగించిన గృహ దాఖలు వ్యవస్థను ఎలా సెటప్ చేయాలో తెలుసుకోండి. ఇది జీవనశైలి మార్పులకు అనుగుణంగా ఉండటానికి సౌకర్యవంతమైనది కావాలి, మరియు మీరు దానిని సాధారణంగా ఉంచాలి కనుక మీరు దీన్ని ఉంచుకుంటారు.

మీరు అవసరం ఏమిటి

• ఫైలింగ్ క్యాబినెట్ లేదా ఫైల్ బాక్స్
• ఫైల్ ఫోల్డర్లను హాంగింగ్ (పై చిత్రంలో ఉన్న ఈ రంగుల వాటిని నేను ఇష్టపడుతున్నాను)
• డెస్క్టాప్ ఫైల్ హోల్డర్
• Shredder
• రీసైక్లింగ్ బిన్
• ఫైల్ ఫోల్డర్లు
• లేబుల్ maker లేదా పెన్

టైమింగ్

ఇది వారాంతపు ప్రాజెక్ట్. సుదీర్ఘ దినమున పని / పాఠశాల మొదలైన రోజుల తర్వాత ఈ ప్రారంభించమని మేము సిఫార్సు చేయము. శనివారం లేదా ఆదివారం ఉదయం ఒక కప్పు కాఫీ లేదా టీతో సాయుధంగా ప్రారంభించండి మరియు లెట్స్-ఇట్-ఇట్-ఇట్ వైఖరి.

02 యొక్క 07

మీ పేపర్లన్నింటినీ ఒక స్పాట్లో కలిపి సేకరించండి

ఒక గృహ దాఖలు వ్యవస్థను ఏర్పాటు చేయడానికి తొలి అడుగు మీ ఫైళ్ళను మరియు పత్రాలను ఒకే స్థలంలో కరిగించడానికి ఉంటుంది, కాబట్టి మీరు క్రమం చేయవచ్చు, రీసైకిల్ మరియు గుడ్డ ముక్క చేయవచ్చు. ఒక స్పాట్ లో ప్రతిదీ కలిగి క్రింది ప్రయోజనాలు ఉన్నాయి:

1. ఇది మీరు చేతిలో ఉన్న పనిపై దృష్టి సారిస్తుంది. మీరు ప్రయత్నించినప్పుడు మీరు ఉత్తేజిత 0 కాకూడదన్న పనిని (దాఖలు చేయడ 0) సాధి 0 చ 0 డి, మరో కొత్త ప్రాజెక్ట్ను తిరుగుతూ, ప్రార 0 భి 0 చడానికి ఏదైనా స 0 దును చేయ 0 డి. మీ అన్ని సరఫరా (ఇక్కడ జాబితా చేయబడినవి) మరియు మీ అన్ని పత్రాలను ఒకే చోట కలిగి ఉంటే, మీకు నిజంగా మన్నించండి కానీ,
2. మీరు మరింత క్షుణ్ణంగా ఉంటారు. ముందు మీ హోమ్ యొక్క స్వీప్ చేయడం మీరు లాండ్రీ గదిలో పత్రాలు ఒక మర్చిపోయి స్టాక్ చూసినప్పుడు మీరు ఇప్పుడు నుండి కొన్ని వారాల పని పునరావృతం కాదు అంటే.

పత్రాలు (మీ స్పష్టమైన డెస్క్ డ్రాయర్లు, ఫైలింగ్ క్యాబినెట్లు మరియు మెయిల్ పైల్ కాకుండా) కోసం కొన్ని ప్రదేశాలను చూడండి:

1. నివసించే గది. పేపర్లు గదిలోనే పైల్ చేయడాన్ని కలిగి ఉంటారు, ఎందుకంటే వారితో ఏమి చేయాలనేది మనకు తరచుగా తెలియదు. మీరు బాక్స్ లో నా మెయిల్ లో ఇంకా ఏం చేయాలో తెలియకపోవచ్చని మీరు ఎల్లప్పుడూ పత్రాలను ఎందుకు ఉంచాలి.
2. సంచులు . బ్యాక్ప్యాక్లు, పని సంచులు, చేతి సంచులు, జిమ్ సంచులు, మరియు సూట్కేసులు.
3. వంటగది. పేపర్ పైల్స్ వంటగదిలో ముగుస్తుంది. వంటగది తరచుగా మేము తలుపు ద్వారా నడవడానికి మేము తల మొదటి స్థానంలో ఎందుకంటే ఇది.

కాబట్టి, మీ అన్ని పత్రాలను సేకరించి, ఆపై ...

మీరు 5 పైల్స్ సృష్టించగల హార్డ్ ఉపరితలంతో మంచి స్పాట్ ను ఎంచుకోండి. ఇది తగినంత పెద్దది అయితే వంటగది పట్టిక, అతిథి గది బెడ్ లేదా మీ డెస్క్ కావచ్చు. మీకు తగినంత ఉపరితలం లేకపోతే, ఫ్లోర్ కూడా పనిచేస్తుంది.

మీరు చాలా పత్రాలను కలిగి ఉంటే, మీ పైల్స్ పైకి రావచ్చు, అప్పుడు డబ్బాలను లేదా కార్డ్బోర్డ్ బాక్సులను కూడా వాడాలి. వాటిని వేరుగా ఉంచడానికి మరియు తప్పులు నివారించడానికి వాటిని లేబుల్ చేయండి - అనుకోకుండా "రీసైకిల్" పెట్టెలో చివరి సంవత్సరం పన్ను రాబడిని లాగడం వంటిది.

07 లో 03

ఐదు వర్గాల్లో మీ పేపర్స్ని వేరు చేయండి

ఇప్పుడు వ్యాపారానికి దిగడానికి సమయం ఆసన్నమైంది. మీరు ప్రతి కాగితాన్ని తాకి, దాని గురించి నిర్ణయం తీసుకోవలసి ఉంటుంది.

రూల్: మీరు ప్రతి కాగితం గురించి నిర్ణయం తీసుకోవాలి. ఇది ఈ 5 వర్గాలలో ఒకటిగా వెళ్లబోతోంది:

1. యాక్షన్: పత్రాలు మీరు చర్య తీసుకోవాలి మరియు ఆపై విస్మరించాలి. ఈ క్రింద ఉన్న ఒక వర్గంలో "గృహ" గా పేర్కొన్నదానితో కంగారుపడకండి. గృహ పత్రాలు శాశ్వతంగా దాఖలు చేయబడుతున్నాయి, యాక్షన్ ఫైళ్లు ఒకసారి ఉపయోగించబడతాయి మరియు తరువాత విస్మరించబడతాయి.
   ఉదాహరణలు: ఆహ్వానాలు, పార్కింగ్ టిక్కెట్లు, అపాయింట్మెంట్ రిమైండర్లు, హోంవర్క్, బిల్లులు మొదలైనవి.

2. ఆర్కైవ్: పత్రాలు లేదా పత్రాలు మీరు వేలాడదీయాలి కానీ మీరు సంవత్సరానికి ఒకసారి లేదా రెండుసార్లు కంటే ఎక్కువ ప్రస్తావించాల్సిన అవసరం లేదు.
   ఉదాహరణలు: పన్ను రిటర్న్స్, వైద్య రికార్డులు, అకాడెమిక్ రికార్డ్స్, మీరు జ్యూరీ విధి, పనులు, లీజులు, ఒప్పందాలు మొదలైన వాటిలో పాల్గొన్న రుజువు.

3. గృహ: ఈ మీ ఇంటిని (మరియు జీవితం) నడుపుటకు మీరు ఉపయోగించే పత్రాలు.
   ఉదాహరణలు: కూపన్లు, వంటకాలు, వినియోగదారు మాన్యువల్లు, ఈ సంవత్సరపు పన్నుల కోసం రసీదులు, రాబోయే యాత్రకు సంబంధించిన పత్రాలు మొదలైనవి.

4. రీసైకిల్: ఎగువ వర్గాలలో ఏవీ వస్తాయి మరియు వ్యక్తిగత సమాచారాన్ని కలిగి లేని పేపర్లు మరియు పత్రాలు.
   ఉదాహరణలు: వ్యర్థ మెయిల్, సెషన్ నుండే వర్క్షీట్లు మీకు ఆసక్తి లేవు, వార్తాపత్రికలు, మేగజైన్లు, మీకు అవసరం లేని పాత హోంవర్క్, ఎన్విలాప్లను ఉపయోగించడం మొదలైనవి.

5. గుడ్డ ముక్క: పేపర్లు మరియు పత్రాలు 1-3 కు వస్తాయి కాని వ్యక్తిగత గుర్తింపు సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటాయి.
   ఉదాహరణ: క్రెడిట్ కార్డు ఆఫర్లు, పాత బ్యాంకు స్టేట్మెంట్స్, బిల్లులు మొదలైనవి

04 లో 07

Declutter + మీరు తొలగించవలసిన పత్రాలు మరియు ఫైళ్ళను తొలగించండి

మీ అతిపెద్ద పైల్ రీసైకిల్ అవుతుంది. ఆ మొదట రీసైకిల్ - ఇక్కడ ఉన్న వస్తువు మీరు వీలైనంత త్వరగా వ్యవహరించే కాగితం మొత్తాన్ని తగ్గిస్తుంది.

తరువాత, shredders గుడ్డ ముక్క - ఈ మీ పేరు మరియు చిరునామా మించి మీరు గుర్తిస్తుంది ఏదైనా కలిగి ఉండాలి.

ప్రత్యామ్నాయంగా, ఈ గార్డు కంటైనర్ స్టోర్ నుండి మీ ID రోలర్ చాలా ఖరీదైనది మరియు మీ షెర్డర్ జామ్ కలిగి ఉన్న రోగులకు చాలా ఆచరణాత్మకమైనది. ఈ విధంగా మీరు కేవలం మీ ID సమాచారం మీద స్టాంప్ చేయవచ్చు మరియు మెయిల్ను మరియు పత్రాలను వాటికి వ్యక్తిగత సమాచారంతో చిన్న ముక్కలుగా కత్తిరించుకోవచ్చు.

ఇప్పుడు మీరు జంక్ విసిరారు, ఇది ఒక వ్యవస్థను ఏర్పాటు చేయడానికి క్రిందికి దిగడానికి సమయం:

1. ఉపయోగించడానికి సులభం, కాబట్టి మీరు నిజంగా దీనిని ఉపయోగిస్తారు ;
2. జీవన మార్పులు మరియు నూతన ప్రాజెక్టులకు అనుగుణంగా తగినంత సౌకర్యవంతమైన; మరియు,
3. మీరు వేగంగా ఏదో కనుగొనేటప్పుడు సురక్షితంగా ఉండండి, దాన్ని కనుగొనవచ్చు.

ఇక్కడ ఉన్న అందం మీ హోమ్ లేదా కార్యాలయంలోని మరియు బయటకు వచ్చే కాగితం మొత్తాన్ని బట్టి ఈ విభాగాలను మరింత విచ్ఛిన్నం చేయవచ్చు.

07 యొక్క 05

మీ హోమ్ ఫైలింగ్ సిస్టం కోసం ఒక ఆర్కైవ్ ఫైల్ను సెటప్ చేయండి

పత్రాలు మీ ఆర్కైవ్ ఫైల్లోకి వెళ్లాలని నిర్ణయించడం అందంగా సులభం. ఇవి మీకు ముఖ్యమైన పత్రాలు. వారు మీరు మరియు మీ కుటుంబం ఉనికిని రుజువు, మీ పన్నులు, సొంత గృహాలు మరియు కార్లను చెల్లిస్తారు, కళాశాల నుండి పట్టభద్రులు, పాస్పోర్ట్ లేదా వీసాలో మీ దేశం వెలుపల ప్రయాణం చేయవచ్చు. మీరు ఒక వ్యాపార యజమాని అయితే లేదా ఒకటి కంటే ఎక్కువ ఆస్తి కలిగి ఉంటే, ఈ ఫైల్ పెద్దదిగా ఉంటుంది.

ఇక్కడ ఈ ఫైల్లో ఉంచడానికి బేసిక్స్ జాబితా ఉంది:

• పన్ను రాబడి
• వైద్య రికార్డులు
• విద్యాసంబంధ రికార్డులు
• జ్యూరీ విధికి మీరు పనిచేసిన రుజువు
• పనులు
• లీజ్
• ఒప్పందాలు
• పాస్పోర్ట్
• కాబట్టి భద్రతా కార్డులు
• ఉపాధి రికార్డులు
• బాప్టిజం సర్టిఫికేట్లు
• జీవిత భీమా / విరమణ పత్రాలు

లేబుల్ చేయబడిన ఫోల్డర్లలో ఫైల్ పేటికలో ఈ పత్రాలను నిల్వ చేయండి. మీరు సురక్షితంగా ఉంచడానికి మరింత "అంశాలను" సంపాదించడం ప్రారంభించిన తర్వాత ఒక అగ్నిప్రమాద పెట్టెను కొనండి.

మీరు తరచుగా ఉపయోగించే ఫైళ్ళను (సంవత్సరానికి కొన్ని సార్లు ఒక సంవత్సరం) ఉంచండి. ఈ స్థలాన్ని మరింతగా నిర్వహించడానికి కోరికను నిరోధించండి ఎందుకంటే మీరు చాలా నిర్దిష్టంగా తీసుకుంటే, వాస్తవానికి నిజంగా వారికి అవసరమైన విషయాన్ని గుర్తించడం కష్టంగా ఉంటుంది. సాధారణంగా, మీరు మీ ఆర్కైవ్ ఫైల్లో ముంచడం అయితే, మీరు నిజంగా కాగితం కాగితం కావాలి, అందువల్ల సాధ్యమైనంత మీరే సులభంగా చేసుకోవచ్చు.

ఇక్కడ నా వర్గాలు ఉన్నాయి:

• అకడమిక్
• కార్
• ఉపాధి
• ఆర్థిక
• ఆరోగ్యం
• ID
• భీమా
• రియల్ ఎస్టేట్

వాటిని అక్షర క్రమంలో నిర్వహించండి, కానీ ID ఫైల్ ముందుగానే ఉంచండి. ఇది మీ పుట్టిన సర్టిఫికేట్, పాస్పోర్ట్, సాంఘిక భద్రతా కార్డు మరియు బాప్టిస్మల్ సర్టిఫికేట్ వంటివి కలిగి ఉంటాయి. మీ వివాహం లైసెన్సు ఉంచడానికి కూడా ఇది.

ఈ పత్రాలను నిల్వ చేయడానికి, హై-సెక్యూరిటీ డీడ్ బాక్స్ని గట్టిగా పరిగణించి, ఇది $ 50 కంటే తక్కువగా ఉంది, అది గొప్ప విలువ *. మరొక ఎంపిక హై-సెక్యూరిటీ ప్రిస్క్రిప్షన్ బాక్స్. ఈ వైద్య సదుపాయాల కోసం రూపొందించబడింది కానీ సులభంగా అనేక can't- కోల్పోతారు పత్రాలు కలిగి ఉంటుంది.

మీరు మీ సొంత DIY మీ సొంత ఫైల్ను సెటప్ చేయవచ్చు, లేదా మీరు FileSolutions Home Filing System ను ఉపయోగించవచ్చు.

* మీరు ఈ ఫైళ్లను పోగొట్టుకుంటే, రిజిస్ట్రార్, టౌన్ / సిటీ క్లెర్క్స్, అకాడెమిక్ ఇన్స్టిట్యూషన్స్, మొదలైనవి కాపీలు పొందడానికి చాలా ఎక్కువ చెల్లించాలి, అందుచే $ 50 విలువైనది, స్మార్ట్ పెట్టుబడి.

07 లో 06

గృహ ఫైల్ను అమర్చండి

ఇక్కడ మీరు మీ కుటుంబ ఫైల్ లో ఏమి నిల్వ చేయాలి అనేదానికి మంచి నియమం ఉంది: మీరు భవిష్యత్తులో ఏదైనా అవసరం కావచ్చు, కానీ ప్రస్తుతం మీరు చర్య తీసుకోనవసరం లేదు, అది మీ ఆర్కైవ్ ఫైల్లో భాగం కాదు. ఒక ఉదాహరణగా మీ సొంత గృహ ఫైలు (గృహ వర్క్ బుక్ అని పిలుస్తారు) ను వాడండి, అందువల్ల మీరు ఈ ఫైల్ లో ఏమి నిల్వ చేయాలి మరియు ఏది కాదు.

ముందుగా, ఫైల్ బాక్స్ లేదా బిన్కు బదులుగా, నేను కూపన్లు మరియు బహుమతి కార్డుల వంటి అంశాలను నిల్వ చేయడానికి విభాగాలతో మరియు తరువాత పాకెట్స్తో ఒక బైండర్ను సృష్టించాను. మీరు ఈ బైండర్ను ఉపయోగించవచ్చు మరియు క్రింది వాటి కోసం విభాగాలు ఉండవచ్చు:

• కూపన్లు / Groupons
• బహుమతి పత్రాలు
• రాబోయే పర్యటనలు / ప్రయాణం కోసం పత్రాలు
• నేను సమర్పించిన పునఃపంపిణీలు నా చెక్ తిరిగి వెనక్కి రావడానికి వేచి ఉన్నాయి
• ఫర్నిచర్ ఉపకరణం లేదా పెద్ద భాగం వంటి పెద్ద-టిక్కెట్ వస్తువులకు రసీదులు
• మీ రివార్డ్ కార్డులందరికీ జేబులో ఉండు
• మీరు పని చేస్తున్న రాబోయే ప్రాజెక్టులకు గమనికలు మరియు సూచన పదార్థాలు
• వంటకాలు *
• పన్నులకు రసీదులు
• కారు / ఇల్లు / అద్దెదారు యొక్క బీమా పాలసీలు

మీరు బహుశా ఈ Evernote ఖాతాలోకి చాలా వాటిని స్కాన్ కాలేదు, కానీ అప్పుడు మీరు వాటిని అవసరమైనప్పుడు మీరు మళ్ళీ ప్రింట్ అవసరం, కాబట్టి ఈ నోట్బుక్ లో దాఖలు మరియు మీ హౌస్హోల్డ్ వర్క్బుక్ కాల్.

* మీరు ఏదో ఒకరోజు తిరిగి రావాల్సిన వంటకాల కోసం ప్రత్యేకమైన ఫైల్ను ఉంచండి, కాని లేదు.

07 లో 07

ఒక చర్య ఫైల్ను సెటప్ చేయండి

చర్య ఫైల్ మీరు చర్య తీసుకోవలసిన అవసరం ఉంది మరియు ఆపై విస్మరించాలి. శాశ్వతంగా దాఖలు చేయవలసిన పత్రాలు లేదా కాగితాలు చాలా కాలం పాటు (ఒక నెలలో), బహుశా మీ గృహ ఫైలులో ఉంటాయి.

యాక్షన్ ఫైళ్లు:

• ఒకసారి ఉపయోగించడం మరియు తరువాత విస్మరించబడుతున్నాయి; లేదా,
• మీరు చర్య తీసుకోవడానికి వేచి చూస్తున్న ఫైళ్ళు.

ప్రత్యేకంగా ఈ పేపాలను పట్టుకోవటానికి బాక్స్ని ఉపయోగించండి, మరియు మేము ఈ పెట్టెను సిఫార్సు చేస్తాము. నారింజ ఎంచుకోండి ఎందుకంటే అది ఒక సొగసైన రంగు మరియు ఆలోచన, మీరు కనీసం వారానికి ఒకసారి బాక్స్ ద్వారా వెళ్ళడానికి పొందుతారు. మెయిల్ ను నిర్వహించడంలో సహాయం చేయడానికి ఇది మీ ఇన్ బాక్స్ గా కూడా డబుల్స్ చేయవచ్చు.

ఇక్కడ మీ యాక్షన్ ఫైలులో ఏమి ఉంచాలనే ఉదాహరణలు ఉన్నాయి:

రానున్న లేఖ:

• మెయిల్ లో మీరు అందుకున్న ఏదైనా ఈ ఫైల్లోకి వెళుతుంది
• మీ కాగితంపై ఎవరైనా కాగితంపై మీరు పట్టుకోవచ్చు లేదా పట్టుకోండి మరియు మీ హ్యాండ్బ్యాగ్లో ఇక్కడ వెళ్లండి

క్యాలెండర్ అంశాలు:

• రాబోయే ఈవెంట్ల కోసం మరియు వారితో వచ్చిన ఏ దిశలు లేదా ప్రతిస్పందన కార్డుల కోసం ఆహ్వానాలు
• చెల్లించాల్సిన బిల్లులు, తరువాత ముక్కలు లేదా రీసైకిల్
• అనుమతి సంతకం చేయడానికి స్లిప్స్
• నియామకం రిమైండర్లు

చెల్లించడానికి అంశాలు:

• చెల్లించటానికి పార్కింగ్ టిక్కెట్లు
• చెల్లించడానికి బిల్లులు

అంశాలు మీ మీద వేచి ఉన్నాను:

• మీరు తిరిగి నిర్ణయించుకుంటే మీరు ఇటీవలే కొనుగోలు చేసిన వస్తువులకు రసీదులు. ఉదాహరణకు, మీరు అమెజాన్ నుండి ఒక ప్యాకేజీని పొందినట్లయితే, ఈ బిన్ లో ప్యాకింగ్ స్లిప్ను టాసు చేయగా, ఉత్పత్తులను పని చేయకపోతే మరియు దాన్ని తిరిగి పొందాలి. మీరు అందుకున్న ఇతర ప్యాకేజీల కోసం డిట్టో.
• మీరు వేచి ఉన్న ఏదైనా కోసం రసీదులు. ఉదాహరణకు, మీరు మీ భీమా సంస్థకు ఒక బిల్లును సమర్పించినట్లయితే మరియు మీరు రీఎంబెర్స్మెంట్ కోసం ఎదురు చూస్తుంటే, అది ఈ ఫైల్లోకి వెళుతుంది. మీరు ఏదైనా తిరిగి వచ్చి, మీ బ్యాంకు స్టేట్మెంట్లో లేదా నా క్రెడిట్ కార్డు బిల్లులో వాపసు కనిపించడానికి మీరు ఎదురు చూస్తుంటే, అది ఈ పెట్టెలో వెళ్తుంది.

మీరు ఈ ఫైల్ను మరిన్ని వర్గాలకు విచ్ఛిన్నం చేయవచ్చు, కానీ ఈ పెట్టెలో ప్రతిదీ టాసు చేయడం సులభం మరియు తరువాత ఒకసారి, రెండుసార్లు లేదా మూడు సార్లు వారానికి ఒకసారి వెళ్ళిపోతుంది. ఆ సమయంలో మీరు రీసైకిల్ లేదా మీరు ఇకపై అవసరం ఏదైనా గుడ్డ ముక్క చేయవచ్చు, ఆర్కైవ్ లేదా హౌస్హోల్డ్ మరియు చర్య ప్రతిస్పందించడానికి అవసరమైన ఏదైనా ఏదైనా దాఖలు. లక్ష్యం ఈ ఫైల్ను సాధ్యమైనంత చిన్నగా ఉంచడం.

కానీ ... ట్రిక్ మీరు ఈ ఫైల్ను కనీసం వారానికి ఒకసారి వెళ్ళవలసి ఉంటుంది, ప్రాధాన్యంగా చాలా తరచుగా. నేను ఈ పనిని మీ వ్యక్తిగత వీక్లీ ఆర్గనైజింగ్ రౌంటైన్లో జోడించమని సిఫార్సు చేస్తున్నాను, ఈ విధంగా మీరు వారానికి ఒకసారి ఒక చిన్న మొత్తంలో పత్రాలను పూరించడం మరియు నిల్వ చేస్తారు